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Personal Kanban
Kanban ist eine Technik die bei Motorola von einem der Ingenieure entwickelt worden ist. Kanban ist japanisch und bedeutet “Brett”. Durch eine geschickte Aufteilung wird der Fluss von Aufgaben visualisiert, wie er durch die einzelnen Abteilungen läuft.
Wenn man diese Technik auf die Bedürfnisse einer einzelnen Person anwendet kommt “Personal Kanban” dabei raus.
Dabei wird das Brett in drei Felder unterteilt: “Aufgaben”, “in Bearbeitung” und “Erledigt”. Anschliessend schreibt man alle Aufgaben die man erledigen möchte auf Haftzettel (“Post-it”) und klebt sie in das Feld “Aufgaben”. Wenn man dann eine Aufgabe bearbeiten möchte zieht man sie in das Feld “in Bearbeitung”. Sobald man die Aufgabe erledigt hat kommt sie in das Feld “Erledigt”. Somit hat man jederzeit einen Überblick über das was noch zu tun ist, das woran gerade gearbeitet wird sowie das was schon erledigt wurde. Also Fortschrittskontrolle.
Dabei gibt es nur eine Regel zu beachten. Auf dem Feld “in Bearbeitung” gibt es ein Limit an Aufgaben die gleichzeitig dort stehen dürfen. Dieses Limit sollte möglichst klein sein (3 oder weniger). Dies liegt daran weil man vermeiden möchte an zu vielen Dingen gleichzeitig zu arbeiten, weil dann meistens ein “Stau” ensteht. Gleichzeitig möchte man auch nicht komplett blockiert sein wenn mal eine Aufgabe stockt weil man z.B. auf Andere warten muss.
Personal Kanban dient drei Dingen:
- Visualisierung des Fortschritts
- konzentrieren auf wenige Aufgaben
- abschätzen der Arbeitseffizienz
Ich habe mich entschieden die Technik anzuwenden. Dafür habe ich für jedes meiner Projekte alle Anforderungen in kleine Aufgaben unterteilt und auf verschiedenfarbige Zettel geschrieben. Im Bild sieht man den Stand der Dinge nach zwei Wochen. Ich habe dabei ein Limit von 2 für das Feld “in Bearbeitung”.
Dabei habe ich noch eine weitere Dimension mit eingebaut: die Zeit die auf jedes Projekt verwendet wird. Die Idee dabei ist das Datum auf den Zettel zu schreiben wenn man ihn von “Aufgaben” zu “in Bearbeitung” zieht. Schliesslich macht man es genauso wenn man die Aufgabe von “in Bearbeitung” nach “Erledigt” zieht. Dann kann man durch die Differenz die benötigte Zeit abschätzen. Hierbei ist zu beachten, dass man einen systematischen Fehler macht, da man ja an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet. Je höher also das Limit der Zettel die im Feld “in Bearbeitung” sein dürfen umso größer der Fehler.
Referenzen: personal kanban